Créer une entreprise et gérer sa comptabilité sont deux compétences très différentes. Pourtant, les premières décisions comptables que vous prenez en tant que dirigeant ont des conséquences durables sur votre fiscalité, votre relation avec votre expert-comptable et votre capacité à lever des fonds.
1. Séparez systématiquement les flux pro et perso
C'est la règle numéro un. Ouvrez un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle dès la création. Chaque paiement professionnel doit transiter par ce compte. Mélanger les flux personnels et professionnels est la source d'erreurs la plus fréquente en comptabilité de TPE.
2. Conservez TOUS vos justificatifs (au moins 10 ans)
L'administration fiscale peut contrôler vos comptes jusqu'à 3 ans en arrière (6 ans en cas de fraude avérée). Mais la règle générale de conservation des documents comptables est de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Numérisez vos factures au format PDF non modifiable dès réception.
Depuis la loi anti-fraude TVA de 2018, les logiciels de facturation doivent être certifiés NF525 (pour les assujettis TVA) et garantir l'inaltérabilité des données. Weestaff est conforme : chaque facture validée reçoit un scellement SHA-256 et ne peut plus être modifiée.
3. Connaissez votre régime TVA
Selon votre chiffre d'affaires annuel, vous relevez de l'un de ces régimes :
| Régime | Seuil CA | Déclaration | Particularité |
|---|---|---|---|
| Franchise en base | < 37 500 € (services) | Aucune | Mention « TVA non applicable — art. 293B CGI » |
| Réel simplifié | < 840 000 € (ventes) | Annuelle (CA12) | 2 acomptes semestriels |
| Réel normal | Au-delà | Mensuelle (CA3) | TVA déclarée chaque mois |
4. Dotez-vous d'un plan comptable dès le début
Le Plan Comptable Général (PCG) est la nomenclature officielle française. Chaque poste de dépense et de recette correspond à un compte à 6 chiffres. Utiliser les bons comptes dès le départ vous évite des retraitements fastidieux en fin d'exercice et facilite la lecture de vos comptes par votre expert-comptable.
5. Clôturez votre exercice comptable chaque année
La clôture annuelle produit votre bilan et votre compte de résultat. Ces documents sont obligatoires pour calculer votre IS (Impôt sur les Sociétés), déposer vos comptes au greffe et calculer votre participation si vous avez des salariés. Ne laissez pas traîner : une clôture tardive génère des pénalités.
Le module Comptabilité de Weestaff inclut le PCG pré-configuré, la gestion des exercices comptables, et la génération automatique du FEC (Fichier des Écritures Comptables) à tout moment — format exigé en cas de contrôle fiscal.
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