Embaucher son premier salarié : les démarches dans l'ordre, sans rien oublier

Le carnet de commandes est plein, vous ne pouvez plus tout faire seul : il est temps d'embaucher. La première embauche est un cap pour une entreprise, et elle s'accompagne d'une série de formalités qui ont chacune leur délai. Voici les étapes dans l'ordre, les sanctions à connaître et les aides qui existent en 2026.

Que faut-il préparer avant de recruter ?

Avant même de publier une annonce, trois questions méritent une réponse claire.

Quel contrat ? Le CDI à temps plein est la règle. Le CDD n'est possible que dans des cas précis prévus par le Code du travail (remplacement d'un salarié absent, accroissement temporaire d'activité, emploi saisonnier…). Le temps partiel impose ses propres mentions. Pour un jeune en formation, l'apprentissage est une autre piste, aidée financièrement.

Quelle convention collective ? Elle dépend de l'activité principale de votre entreprise, en pratique souvent liée à votre code APE. C'est elle qui fixe les salaires minimaux par classification, la durée de la période d'essai, certaines primes, le maintien de salaire en cas de maladie. Un artisan boulanger, un plombier et une agence de communication ne relèvent pas du même texte. Si vous avez un doute, demandez à votre expert-comptable ou à votre organisation professionnelle.

Quel budget ? Un salarié coûte nettement plus que son salaire brut. Avant de signer, chiffrez le coût complet : notre article sur le coût d'un salarié pour l'employeur donne la méthode et un exemple.

Quelles démarches faire avant le premier jour ?

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

C'est la formalité incontournable. La DPAE doit être adressée à l'Urssaf (ou à la MSA pour le secteur agricole) avant la prise de poste, et au plus tôt 8 jours avant l'embauche.

Pour un premier salarié, elle joue un rôle particulier : elle déclenche l'ouverture de votre compte employeur à l'Urssaf. Elle vaut aussi affiliation à l'assurance chômage et demande d'adhésion à un service de prévention et de santé au travail. L'Urssaf recommande, pour une première embauche, de la faire sur due.urssaf.fr, qui crée le compte employeur.

Vous devez remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception. Cette obligation est remplie si le contrat de travail écrit mentionne l'organisme destinataire de la déclaration.

L'oubli de DPAE coûte cher, comme le rappelle Service Public Entreprendre :

L'offre Première Embauche

L'Urssaf propose aux nouveaux employeurs un accompagnement gratuit pendant un an dans leurs démarches. C'est utile quand on découvre la paie et les déclarations.

Que doit contenir le contrat de travail ?

Le CDI à temps plein n'est pas obligatoirement écrit, mais il est vivement conseillé de le faire. Le CDD et le contrat à temps partiel, eux, doivent être écrits.

Surtout, l'employeur doit remettre au salarié des informations écrites dans des délais précis :

• au plus tard le 7e jour calendaire après l'embauche : identité des parties, lieu de travail, intitulé du poste, date d'embauche, terme ou durée prévue pour un CDD, période d'essai, éléments de la rémunération, durée du travail, conditions des heures supplémentaires ;
• au plus tard 1 mois après l'embauche : droit à la formation, durée des congés payés, procédure de rupture du contrat, conventions collectives applicables, régimes de retraite et de prévoyance, contrats de frais de santé collectifs.

En pratique, un contrat écrit et complet, signé avant le premier jour, couvre l'essentiel de ces obligations en une seule fois. Un assistant d'embauche dans le logiciel de paie, comme celui de WeeGestion qui prépare aussi la DPAE depuis la fiche du salarié, évite de ressaisir les mêmes informations à chaque étape.

Faut-il mettre en place une mutuelle et une prévoyance ?

Oui pour la mutuelle. Tout employeur du secteur privé doit proposer à ses salariés une complémentaire santé collective qui respecte un panier minimum de garanties. Il finance au moins 50 % de la cotisation, le reste étant prélevé sur le salaire. L'adhésion est obligatoire pour le salarié, sauf cas de dispense prévus par les textes (salarié déjà couvert par le contrat collectif de son conjoint, par exemple).

Pour la prévoyance (décès, invalidité, incapacité), tout dépend de votre convention collective et du statut du salarié : certaines conventions l'imposent. Vérifiez ce point avec votre assureur ou votre expert-comptable.

Côté retraite complémentaire, l'affiliation à l'Agirc-Arrco est obligatoire. Elle se fait ensuite via la DSN.

Quelles obligations dans les premières semaines ?

Le registre unique du personnel

Il est obligatoire dès le premier salarié, et même dès l'arrivée d'un stagiaire. Chaque entrée y est inscrite dans l'ordre d'embauche : nom, prénoms, nationalité, date de naissance, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat. Il peut être tenu sous forme électronique.

La visite d'information et de prévention

Le salarié doit passer une visite d'information et de prévention auprès du service de santé au travail, dans les 3 mois suivant sa prise de poste. Elle doit avoir lieu avant l'affectation pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans. Certains postes à risques relèvent d'un suivi renforcé, avec un examen d'aptitude préalable.

Ne pas organiser cette visite expose à une amende de 1 500 €.

L'affichage obligatoire

Dès le premier salarié, certaines informations doivent être affichées ou communiquées par tout moyen : coordonnées de l'inspection du travail et de la médecine du travail, horaires collectifs, convention collective applicable, consignes de sécurité. Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) doit aussi être établi.

Que se passe-t-il ensuite, chaque mois ?

À partir de la première paie, vous entrez dans le rythme mensuel de l'employeur :

• établir un bulletin de paie chaque mois et le remettre au salarié (notre guide pour lire un bulletin de paie vous aide à le contrôler) ;
• transmettre la DSN au plus tard le 15 du mois suivant pour une entreprise de moins de 50 salariés, comme expliqué dans notre article sur la déclaration sociale nominative ;
• payer les cotisations sociales à l'échéance ;
• appliquer le prélèvement à la source avec le taux transmis par l'administration fiscale ;
• suivre les congés payés, les absences et le temps de travail.

Existe-t-il des aides à l'embauche en 2026 ?

Il n'existe plus d'aide générale réservée au premier salarié. Les aides passent surtout par l'apprentissage.

Pour les contrats conclus depuis le 8 mars 2026 et qui commencent avant le 1er janvier 2027, les montants maximums sont les suivants pour une entreprise de moins de 250 salariés :

L'aide n'est versée qu'au titre de la première année du contrat, au prorata de sa durée réelle. D'autres dispositifs existent selon le profil du salarié ou le territoire. Leurs conditions changent souvent : vérifiez-les sur Service Public Entreprendre ou auprès de France Travail avant de compter dessus dans votre budget.

Enfin, les cotisations patronales bénéficient d'une réduction générale sur les salaires inférieurs à 3 SMIC. Ce n'est pas une aide à demander : elle s'applique automatiquement dans la paie.

Quelle check-list suivre pour ne rien oublier ?

1. Identifier la convention collective et la classification du poste.
2. Chiffrer le coût complet du salarié.
3. Choisir le contrat et rédiger un contrat écrit complet.
4. Faire la DPAE, au plus tôt 8 jours et au plus tard juste avant la prise de poste.
5. Remettre au salarié la copie de la DPAE ou un contrat qui mentionne l'organisme destinataire.
6. Affilier le salarié à la mutuelle d'entreprise et, si nécessaire, à la prévoyance.
7. Inscrire le salarié au registre unique du personnel.
8. Organiser la visite d'information et de prévention dans les 3 mois.
9. Mettre à jour l'affichage obligatoire et le document unique d'évaluation des risques.
10. Préparer la première paie et la première DSN.

Si la paie est nouvelle pour vous, le module Paie de WeeGestion reprend ces étapes, de l'embauche au solde de tout compte.