Gestion de stock : inventaire, stock minimum et valorisation CUMP ou FIFO

Trop de stock, et votre trésorerie dort sur les étagères. Pas assez, et le client repart les mains vides. Entre les deux, la gestion de stock repose sur quelques règles simples : savoir ce que vous avez, savoir quand recommander, et savoir ce que cela vaut. Voici la méthode, avec des exemples chiffrés.

Pourquoi le stock pèse-t-il autant sur votre trésorerie ?

Chaque article en rayon a été payé, ou le sera bientôt, à votre fournisseur. Tant qu'il n'est pas vendu, c'est de l'argent immobilisé. Une épicerie fine qui garde en permanence 25 000 € de marchandises a 25 000 € de moins sur son compte bancaire.

Le stock coûte aussi en dehors de son prix d'achat : la place qu'il occupe, l'assurance, la casse, la démarque, les produits qui se périment ou se démodent. À l'inverse, une rupture fait perdre une vente, parfois un client.

Bien gérer son stock, c'est donc trouver le niveau le plus bas qui permet de servir les clients sans rupture. Ce niveau a un impact direct sur votre besoin en fonds de roulement : notre article sur la prévision de trésorerie montre comment l'intégrer à votre plan sur 12 mois.

Comment réussir votre inventaire ?

Le Code de commerce impose aux commerçants de contrôler, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur de leurs éléments d'actif et de passif, dont le stock (article L. 123-12). Cette règle vise les commerçants tenus à une comptabilité complète : un micro-entrepreneur, par exemple, n'établit pas de bilan, mais a tout intérêt à compter son stock régulièrement. En pratique, on réalise l'inventaire physique à la date de clôture de l'exercice, ou juste avant, pour arrêter la valeur du stock dans les comptes annuels.

Rien ne vous empêche d'en faire plus souvent. Beaucoup de commerces pratiquent l'inventaire tournant : on compte une famille de produits chaque semaine, ce qui permet de corriger les écarts au fil de l'eau.

Voici la check-list d'un inventaire annuel sans stress.

1. Choisissez la date, de préférence un jour de fermeture ou en dehors des heures d'ouverture.
2. Traitez avant le comptage toutes les réceptions de marchandises et les ventes en cours.
3. Rangez et regroupez les articles identiques, en séparant les produits abîmés.
4. Préparez des listes ou des fichiers de comptage par zone ou par rayon.
5. Comptez en binôme : l'un compte, l'autre saisit. Recomptez les écarts importants.
6. Mettez de côté les marchandises reçues mais pas encore facturées, et celles vendues mais pas encore livrées.
7. Saisissez les quantités comptées et analysez les écarts avec le stock théorique.
8. Signalez à votre expert-comptable les articles abîmés, périmés ou invendables.

L'inventaire est l'une des étapes clés de la clôture de l'exercice comptable. Une erreur de stock modifie directement le résultat de l'année.

Comment fixer un stock minimum ?

Le stock minimum, ou seuil de réapprovisionnement, est le niveau à partir duquel vous devez passer commande pour ne pas tomber en rupture avant la livraison. Il se calcule en trois étapes.

1. Estimez votre consommation moyenne par jour sur les dernières semaines.
2. Multipliez-la par le délai de livraison de votre fournisseur, en jours.
3. Ajoutez un stock de sécurité pour absorber un pic de ventes ou un retard.

Prenons un torréfacteur qui vend en moyenne 6 kg de café en grains par jour. Son fournisseur livre en 5 jours. Il ajoute 2 jours de vente en sécurité.

• Consommation pendant le délai : 6 kg x 5 jours = 30 kg.
• Stock de sécurité : 6 kg x 2 jours = 12 kg.
• Seuil de réapprovisionnement : 42 kg.

Dès que le stock passe sous 42 kg, il commande. La quantité commandée dépend ensuite de vos conditions d'achat : franco de port, remise par quantité, durée de conservation du produit.

Revoyez ces seuils au moins à chaque changement de saison. Un glacier, un fleuriste ou une boutique de jouets n'a pas les mêmes besoins en mars et en décembre.

CUMP ou FIFO : comment valoriser votre stock ?

Pour les comptes annuels, il faut donner une valeur à votre stock. Selon le BOFiP, les stocks sont évalués à leur coût de revient, ou au cours du jour à la clôture si celui-ci est inférieur.

Le coût d'acquisition d'une marchandise comprend :

• le prix d'achat, diminué des rabais, remises et escomptes obtenus ;
• les frais directement liés à l'achat : transport, manutention, droits de douane.

N'y entrent pas les frais de stockage, les frais administratifs ou les pertes. Les coûts d'emprunt peuvent, sur option et dans certaines conditions, y être intégrés.

Lorsque vous achetez le même article à des prix différents au fil de l'année, deux méthodes sont admises par l'administration fiscale pour les biens interchangeables :

• le coût unitaire moyen pondéré (CUMP, ou CMP) : chaque sortie est valorisée au prix moyen des articles en stock ;
• la méthode premier entré, premier sorti (PEPS, ou FIFO en anglais) : les articles les plus anciens sont réputés sortis en premier.

La méthode inverse, dernier entré premier sorti (DEPS ou LIFO), est en principe écartée sur le plan fiscal, sauf si vous démontrez que les articles les plus récents sortent réellement en premier.

Voici un exemple. Une boutique a 100 lampes en stock, achetées 10 € pièce. Elle en achète 200 de plus à 11,50 € pièce, puis en vend 150.

En période de hausse des prix, le FIFO donne un stock final plus élevé et donc un résultat un peu plus fort. L'essentiel est de choisir une méthode et de l'appliquer de façon constante. Votre expert-comptable vous aidera à retenir celle qui correspond à votre activité.

Que faire des articles abîmés, périmés ou démodés ?

Un article qui ne se vendra pas à son prix normal ne vaut plus son coût d'achat. Si, à la clôture, sa valeur actuelle (son cours du jour) est inférieure à son coût, vous constatez une dépréciation. Le BOFiP encadre ces dépréciations : elles doivent être justifiées, article par article ou par catégorie homogène, par des éléments concrets.

Exemple : une boutique de prêt-à-porter a en stock 40 manteaux de la saison passée, achetés 60 € pièce, soit 2 400 €. Elle ne peut plus les vendre qu'en braderie autour de 35 €. Une dépréciation pourra être constatée sur la différence, à condition de la documenter : prix pratiqués, catalogue, ventes récentes.

Ne jetez pas un stock invendable sans trace. Conservez une preuve de la destruction ou du don, et voyez avec votre expert-comptable comment l'enregistrer.

Comment gérer plusieurs boutiques ou entrepôts ?

Dès que vous avez deux lieux de stockage, la question n'est plus seulement « combien en ai-je ? » mais « où sont-ils ? ». Les erreurs typiques : un article en rupture à la boutique alors qu'il en reste dix à la réserve, ou un inventaire faussé par un transfert jamais enregistré.

Quelques règles de base :

• suivez un stock par lieu, avec un seuil de réapprovisionnement propre à chacun ;
• enregistrez chaque transfert entre lieux comme une sortie d'un côté et une entrée de l'autre ;
• organisez des inventaires par lieu, à la même date pour l'inventaire annuel ;
• pour les produits périssables, suivez les lots et dates de péremption, afin de vendre d'abord ce qui périme le plus tôt.

Dans WeeGestion, le module Gestion commerciale suit le stock par entrepôt, les transferts, les inventaires, les lots, dates de péremption et numéros de série, et prévient avant la rupture. Vous trouverez le détail sur la page du module Gestion commerciale.

Quels indicateurs suivre chaque mois ?

Trois chiffres suffisent pour piloter votre stock.

Exemple : un caviste dont le coût d'achat des ventes est de 180 000 € par an et le stock moyen de 45 000 € a une rotation de 4, soit un stock renouvelé environ tous les trois mois. S'il veut libérer de la trésorerie, il commence par les références qui tournent le moins.

Reportez ces indicateurs dans votre tableau de bord, à côté du chiffre d'affaires et de la marge.