Congés payés : acquisition, arrêt maladie et calcul de l'indemnité, le guide de l'employeur

Les congés payés semblent simples : 5 semaines par an. Dans la pratique, ils posent beaucoup de questions aux employeurs de TPE. Comment compter les jours ? Qui choisit les dates ? Que faire après un arrêt maladie, depuis que la loi a changé en 2024 ? Et comment calculer l'indemnité sans se tromper ? Voici les réponses, avec des exemples.

Combien de jours de congés un salarié acquiert-il ?

Tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif chez le même employeur, soit 30 jours ouvrables (5 semaines) pour une année complète. Peu importe son contrat (CDI, CDD, temps partiel) ou son ancienneté : un salarié à mi-temps acquiert autant de jours qu'un salarié à temps plein.

Deux façons de compter coexistent :

• les jours ouvrables : tous les jours de la semaine sauf le dimanche et les jours fériés chômés, soit 6 jours par semaine. C'est le décompte légal : 30 jours ouvrables ;
• les jours ouvrés : les jours habituellement travaillés dans l'entreprise, en général 5 par semaine. 30 jours ouvrables correspondent alors à 25 jours ouvrés.

Vous pouvez compter en jours ouvrés si ce n'est pas moins favorable au salarié. Choisissez une méthode et tenez-vous-y : la plupart des erreurs viennent d'un mélange des deux.

Votre convention collective peut prévoir des jours supplémentaires (ancienneté, fractionnement, événements familiaux). Vérifiez-la.

Sur quelle période les congés sont-ils acquis ?

Sauf accord d'entreprise ou convention collective qui fixe une autre période, la période de référence court du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours. Les jours acquis entre le 1er juin 2025 et le 31 mai 2026 peuvent ainsi être pris à partir du 1er mai 2026, voire plus tôt si vous l'autorisez.

Certaines absences comptent comme du travail effectif pour acquérir des congés. Elles ne réduisent donc pas les droits du salarié. C'est le cas notamment :

• des congés payés eux-mêmes ;
• du congé de maternité, de paternité, d'adoption ;
• des arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle, désormais sans limite de durée ;
• des heures de repos compensateur.

Que change un arrêt maladie depuis la loi d'avril 2024 ?

C'est la grande nouveauté de ces dernières années. Pour mettre le droit français en conformité avec le droit européen, la loi du 22 avril 2024 a modifié les règles. Elle s'applique depuis le 24 avril 2024.

Un salarié en arrêt maladie toute l'année acquiert donc 24 jours ouvrables, soit 4 semaines, le minimum garanti par le droit européen.

L'obligation d'informer le salarié à son retour

Quand le salarié reprend après un arrêt maladie ou un accident, vous devez l'informer dans le mois qui suit sa reprise :

• du nombre de jours de congés dont il dispose ;
• de la date jusqu'à laquelle il peut les prendre.

Cette information peut être faite par tout moyen qui lui donne une date certaine, notamment par le bulletin de paie.

Le report de 15 mois

Si l'arrêt a empêché le salarié de prendre ses congés, ceux-ci sont reportés. Il dispose d'une période de 15 mois pour les poser. Ce délai commence à la date à laquelle vous l'avez informé de ses droits. Si vous ne l'informez pas, le délai ne court pas.

Qui fixe les dates de départ en congé ?

C'est l'employeur, dans le respect de quelques règles, après consultation du CSE s'il existe.

• La période de prise des congés doit comprendre la période du 1er mai au 31 octobre. Elle est portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture.
• L'ordre des départs est communiqué à chaque salarié au moins 1 mois à l'avance. Il tient compte de la situation de famille, de l'ancienneté et d'un éventuel autre emploi.
• Sauf circonstances exceptionnelles, vous ne pouvez plus modifier les dates moins d'un mois avant le départ.

Le congé principal et le fractionnement

Le congé principal ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables d'affilée, sauf contraintes géographiques particulières. Le salarié doit pouvoir prendre au moins 12 jours ouvrables continus entre le 1er mai et le 31 octobre.

Si une partie du congé principal est prise en dehors de cette période, le salarié a droit à des jours supplémentaires, dits de fractionnement :

• 1 jour de plus s'il prend entre 3 et 5 jours en dehors de la période ;
• 2 jours de plus s'il en prend 6 ou plus.

La 5e semaine n'entre pas dans ce calcul. Les règles précises du fractionnement peuvent être aménagées par votre convention collective ou un accord d'entreprise : vérifiez ce qu'ils prévoient.

Comment calculer l'indemnité de congés payés ?

Pendant ses congés, le salarié ne perçoit pas son salaire habituel mais une indemnité de congés payés. Elle se calcule selon deux méthodes, et vous devez retenir la plus avantageuse pour le salarié.

1. Le maintien de salaire : le salarié perçoit ce qu'il aurait gagné s'il avait travaillé pendant ses congés.
2. La règle du dixième : l'indemnité totale est égale à 10 % de la rémunération brute perçue pendant la période de référence, répartie au prorata des jours pris.

Un exemple chiffré

Prenons Karim, ouvrier d'un artisan plombier, payé 2 400 € brut par mois. Sur la période de référence, il a aussi touché des heures supplémentaires et une prime, pour une rémunération brute totale de 30 000 €. Il pose 12 jours ouvrables (deux semaines).

C'est ici la règle du dixième qui est plus favorable : vous devez verser 1 200 €. À l'inverse, pour un salarié sans variable dont le salaire vient d'être augmenté, le maintien l'emporte souvent. Le calcul du maintien dépend aussi de la méthode retenue (jours ouvrables réels du mois, trentième, etc.) : c'est un point à valider avec votre expert-comptable ou à confier à votre logiciel.

Toutes les sommes n'entrent pas dans l'assiette du dixième. Le salaire de base, les majorations pour heures supplémentaires ou la prime d'ancienneté y figurent en général ; une prime annuelle versée pour toute l'année, congés compris, la participation ou les remboursements de frais professionnels, non. En cas de doute, reportez-vous à votre convention collective.

Comment suivre les compteurs sans erreur ?

Le suivi des congés est la principale source de litiges entre un employeur de TPE et ses salariés, en particulier au moment du départ. Quelques règles de bon sens :

1. Faites apparaître sur chaque bulletin les jours acquis, pris et restants (« N » et « N-1 »). Notre guide pour lire un bulletin de paie détaille cette zone.
2. Faites valider chaque demande par écrit, même un simple e-mail.
3. Après chaque arrêt de travail, envoyez l'information sur les droits dans le mois qui suit la reprise.
4. Contrôlez chaque année les jours de fractionnement.
5. À la fin du contrat, versez une indemnité compensatrice pour les jours acquis et non pris.

Dans WeeGestion, les compteurs de congés sont alimentés automatiquement à chaque paie et les absences (congés, maladie, accident du travail) se saisissent dans la même période. Le module Paie calcule aussi le maintien de salaire et les indemnités journalières en cas de subrogation.

Peut-on payer les congés au lieu de les faire prendre ?

En principe non. Les congés sont un temps de repos : ils sont faits pour être pris, et vous devez mettre le salarié en mesure de le faire. Seule une disposition conventionnelle peut prévoir le paiement de jours non pris en cours de contrat. Au départ du salarié, quelle que soit la raison (démission, licenciement, fin de CDD), les jours non pris sont payés sous forme d'indemnité compensatrice, sur le solde de tout compte.

Pour le CDD, cette indemnité est due au terme du contrat, en plus de l'éventuelle indemnité de fin de contrat. Elle pèse dans le coût total d'un salarié, au même titre que les cotisations. Enfin, les congés payés posés pendant une semaine comptent pour le décompte des heures supplémentaires, ce qui peut changer la paie du mois.