Relancer des factures impayées : délais, pénalités et scénario de relance pas à pas

Les retards de paiement fragilisent d'abord les petites entreprises : selon la Banque de France, citée par l'administration, un retard de paiement augmente de 25 % le risque de défaillance d'une entreprise, et de 40 % s'il dépasse un mois. La bonne nouvelle, c'est qu'une méthode de relance simple et régulière règle la grande majorité des impayés. Voici les règles à connaître et le scénario à suivre, de la première relance à l'injonction de payer.

Quels délais de paiement s'appliquent à vos clients professionnels ?

Entre professionnels, le code de commerce encadre strictement les délais de paiement. Vous ne pouvez pas accepter n'importe quel délai, même si votre client le demande.

D'autres délais spécifiques existent pour certains secteurs, par exemple les denrées périssables. Le délai de 45 jours fin de mois peut se calculer de deux façons, à préciser dans vos conditions : pour une facture du 1er août 2026, l'échéance tombe soit le 15 octobre (fin du mois d'août, plus 45 jours), soit le 30 septembre (1er août plus 45 jours, puis fin du mois).

Le délai choisi doit figurer dans vos conditions générales de vente et la date d'échéance sur chaque facture. Les clients particuliers ne sont pas soumis à ces plafonds : le paiement est en principe exigible immédiatement, sauf délai convenu avec eux.

Que pouvez-vous réclamer en cas de retard ?

Dès le lendemain de la date d'échéance, deux sommes sont dues par un client professionnel, sans qu'un rappel soit nécessaire :

• des pénalités de retard, calculées sur la somme restant due ;
• une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, par facture.

Le taux des pénalités est fixé dans vos conditions générales. Il ne peut pas être inférieur à 3 fois le taux d'intérêt légal. À défaut de taux prévu, c'est le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points qui s'applique. Le taux de la BCE retenu est celui en vigueur au 1er janvier pour le premier semestre et au 1er juillet pour le second : ce taux change donc d'un semestre à l'autre. Avant chaque calcul, reprenez le taux prévu dans vos conditions générales ou, à défaut, la valeur du semestre concerné publiée sur Entreprendre.Service-Public.

Exemple : un plombier facture 2 400 € TTC à un syndic de copropriété, à 30 jours. Le syndic paie avec 45 jours de retard. Avec un taux de 12 % prévu dans les conditions générales (chiffre retenu pour l'exemple), les pénalités s'élèvent à 2 400 × 12 % × 45 / 365, soit environ 35,51 €, auxquels s'ajoute l'indemnité de 40 €. Le total réclamable atteint donc 75,51 €.

L'indemnité de 40 € est due une seule fois par facture, même en cas de paiement partiel. Elle n'est pas soumise à la TVA. Si vos frais réels de recouvrement sont plus élevés (commissaire de justice, par exemple), vous pouvez demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs. Ces mentions doivent figurer sur vos factures, comme le rappelle notre article sur les mentions obligatoires d'une facture.

En pratique, beaucoup de petites entreprises renoncent à réclamer les pénalités à un bon client pour préserver la relation. C'est votre choix. Mais les mentionner dans vos relances rappelle au client que le retard a un coût.

Comment organiser vos relances sans y passer vos journées ?

La règle d'or : relancer tôt, régulièrement et par écrit. Plus une facture vieillit, plus elle est difficile à recouvrer. Voici un scénario type, à adapter à votre clientèle :

1. J-5 : un rappel courtois de l'échéance à venir, utile pour les nouveaux clients et les grosses factures.
2. J+3 : première relance par e-mail, sur un ton neutre, avec la facture en pièce jointe. Souvent, c'est un simple oubli.
3. J+10 : appel téléphonique. Demandez une date de paiement précise et notez-la.
4. J+20 : deuxième relance écrite, plus ferme, qui rappelle les pénalités et l'indemnité de 40 €.
5. J+30 : mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception.
6. J+45 : choix de la procédure de recouvrement, après avoir fait le point avec votre expert-comptable ou votre avocat.

Quelques réflexes qui font la différence :

• vérifiez d'abord que la facture est bien arrivée chez la bonne personne, avec les bonnes références (bon de commande, numéro de chantier) ;
• gardez une trace écrite de chaque échange, elle servira en cas de procédure ;
• proposez un échéancier à un client de bonne foi en difficulté, plutôt que de tout perdre ;
• suspendez les nouvelles livraisons au-delà d'un certain retard, si vos conditions générales le prévoient.

La gestion commerciale WeeGestion permet d'envoyer les relances des impayés manuellement ou automatiquement, selon le calendrier que vous avez choisi.

Qu'est-ce qu'une mise en demeure et quand l'envoyer ?

La mise en demeure est la dernière étape amiable. Ni la relance ni la mise en demeure ne sont obligatoires, mais la mise en demeure est vivement conseillée : elle fixe officiellement la date à partir de laquelle le débiteur est en faute et prouve votre démarche si vous allez devant un juge.

Elle prend généralement la forme d'une lettre recommandée avec avis de réception, qui doit contenir une interpellation suffisamment claire. Indiquez :

• la référence et le montant de chaque facture impayée ;
• la date d'échéance dépassée ;
• les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire réclamées ;
• un délai de paiement précis, par exemple 8 ou 15 jours ;
• la mention de votre intention d'engager une procédure à défaut de paiement.

Pour les petites créances de moins de 5 000 €, une procédure simplifiée de recouvrement existe aussi : un commissaire de justice contacte le débiteur pour obtenir un accord de paiement, sans passer par le tribunal. Elle suppose l'accord du débiteur.

Comment fonctionne l'injonction de payer ?

Si la mise en demeure reste sans effet, l'injonction de payer est la procédure judiciaire la plus utilisée par les TPE. Elle est rapide, peu coûteuse et ne nécessite pas d'avocat. Elle convient à toute créance, quel que soit son montant, à condition qu'elle soit certaine, liquide et exigible : la facture n'est pas contestée, son montant est connu et l'échéance est passée.

Le juge statue sur dossier, sans audience. S'il rend une ordonnance d'injonction de payer, vous devez la faire signifier au débiteur par un commissaire de justice, à vos frais. Les règles ont changé pour les ordonnances rendues depuis le 1er septembre 2026 : la signification doit intervenir dans les 3 mois (contre 6 auparavant), faute de quoi l'ordonnance devient caduque. Le débiteur dispose ensuite d'un mois pour faire opposition. Vous n'avez plus à demander de certificat de non-opposition : en l'absence d'avis d'opposition dans les 2 mois qui suivent la signification, l'exécution forcée est possible.

Comment éviter les impayés dès la signature ?

La meilleure relance est celle que vous n'avez pas à faire. Quelques précautions limitent fortement le risque :

• faites signer un devis avec vos conditions de paiement, comme expliqué dans notre article pour faire un devis ;
• demandez un acompte à la commande pour les montants importants ;
• facturez sans attendre la fin de la prestation ;
• vérifiez la santé financière des nouveaux gros clients ;
• privilégiez le prélèvement ou le virement à date fixe pour les abonnements et les contrats récurrents ;
• suivez chaque semaine votre encours clients et l'âge de vos factures.

Ce dernier point est souvent négligé. Une agence de quatre personnes qui facture 25 000 € par mois et laisse filer ses délais de 15 jours immobilise environ 12 500 € de trésorerie. Pour l'anticiper, appuyez-vous sur une prévision de trésorerie et surveillez le délai de paiement moyen de vos clients dans votre tableau de bord.