Facture d'acompte, avoir et facture rectificative : les règles et la TVA

Un client verse 30 % à la commande, un autre conteste une ligne de sa facture, un troisième obtient une remise après livraison. Chaque situation appelle un document précis : facture d'acompte, facture de solde, facture rectificative ou avoir. Les confondre crée des trous dans la numérotation, des erreurs de TVA et des écarts en comptabilité. Voici les règles, cas par cas.

Quand faut-il émettre une facture d'acompte ?

Un acompte est un paiement partiel versé avant la livraison ou la fin de la prestation. Entre professionnels, il doit en principe donner lieu à une facture d'acompte, émise lors de l'encaissement. Elle porte les mentions habituelles d'une facture, avec deux particularités :

• elle indique la date du versement de l'acompte, lorsqu'elle diffère de la date d'émission ;
• certaines informations encore inconnues au moment de l'acompte (la quantité exacte livrée, par exemple) peuvent ne pas y figurer.

La facture d'acompte a son propre numéro, dans la même séquence chronologique et continue que vos autres factures. Ce n'est pas un document provisoire : c'est une vraie facture.

Prenons l'exemple d'une agence de quatre personnes qui signe une refonte de site pour 10 000 € HT, avec un acompte de 30 % à la commande. Elle émet une facture d'acompte de 3 000 € HT, soit 600 € de TVA et 3 600 € TTC. La signature du devis et l'encaissement de l'acompte sont les deux moments clés : notre article pour faire un devis explique aussi la différence entre acompte et arrhes.

Comment la TVA s'applique-t-elle aux acomptes ?

La TVA devient exigible à des moments différents selon la nature de l'opération.

Depuis le 1er janvier 2023, les acomptes versés sur des livraisons de biens rendent la TVA exigible dès leur encaissement, comme pour les services. Une condition : les éléments essentiels de la livraison future doivent être connus, en particulier la désignation précise des biens. Un acompte versé « pour un futur achat », sans objet déterminé, ne déclenche pas la TVA.

Concrètement, la TVA de 600 € collectée sur l'acompte de l'agence se déclare au titre de la période d'encaissement, et non à la fin du projet. Les règles d'exigibilité et de déclaration dépendent aussi de votre régime de TVA : notre article sur les régimes de TVA des TPE les détaille.

Comment établir la facture de solde ?

La facture de solde, ou facture finale, récapitule l'opération complète et déduit les acomptes déjà facturés. Elle doit faire apparaître :

• le montant total de l'opération, HT, TVA et TTC ;
• la référence de chaque facture d'acompte (numéro et date) ;
• le montant des acomptes déjà versés, HT et TVA ;
• le reste à payer, HT, TVA et TTC.

Reprenons l'agence : projet de 10 000 € HT, acompte de 3 000 € HT déjà facturé.

Seule la TVA sur le reste à payer, soit 1 400 €, est à déclarer au moment du solde. Les 600 € l'ont déjà été avec l'acompte. C'est l'erreur à éviter : déclarer une seconde fois la TVA de l'acompte.

Comment corriger une facture déjà émise ?

Une facture émise ne se modifie jamais et ne se supprime jamais. Même une simple faute de frappe sur le nom du client ne se corrige pas en reprenant le fichier. La bonne méthode dépend du moment :

1. Avant l'envoi au client : tant que la facture n'est pas émise, vous pouvez la corriger librement.
2. Après l'envoi, avant le paiement : vous émettez une facture rectificative, avec un nouveau numéro, qui porte la mention « annule et remplace la facture n° ... » et la référence exacte de la facture initiale. Elle reprend toutes les mentions obligatoires.
3. Après le paiement, ou pour réduire un montant : vous émettez un avoir, qui annule tout ou partie de la facture.

Un exemple : un plombier envoie le 3 novembre la facture F2026-0214 de 1 850 € HT à une agence immobilière, mais se trompe de taux de TVA. La facture n'est pas encore payée. Il émet la facture F2026-0219, qui porte la mention « annule et remplace la facture n° F2026-0214 du 3 novembre 2026 » et le bon taux. Les deux factures restent dans sa comptabilité : la première est neutralisée, la seconde est la seule due.

Avec la facture électronique, la facture rectificative suit le même canal que la facture initiale : si l'originale est passée par une plateforme agréée, sa correction aussi. Le numéro de la facture rectifiée devient d'ailleurs une donnée obligatoire, comme le rappelle notre article sur les mentions obligatoires d'une facture.

Dans quels cas émettre un avoir ?

L'avoir, ou facture d'avoir, constate une somme que vous devez à votre client, ou qui vient en déduction d'une facture. On l'utilise notamment pour :

• annuler totalement une facture erronée ou une vente annulée ;
• accorder une remise après coup, par exemple un geste commercial pour un retard de livraison ;
• constater un retour de marchandise ;
• accorder une remise de fin d'année calculée sur l'ensemble des achats d'un client.

L'avoir doit faire référence à la facture initiale. Il indique le montant HT de la réduction et la TVA correspondante. Pour une remise de fin d'année, il peut renvoyer à l'ensemble des factures concernées ou au contrat, en précisant la période.

Exemple : une boulangerie qui livre chaque jour un restaurant voisin accorde, en fin de trimestre, une remise de 5 % sur 4 200 € HT d'achats. Elle émet un avoir de 210 € HT, plus 11,55 € de TVA au taux de 5,5 %, soit 221,55 € TTC, qui fait référence aux factures du trimestre. Le restaurant, de son côté, doit réduire d'autant la TVA qu'il avait déduite.

L'avoir porte son propre numéro, dans une séquence continue. Vous pouvez utiliser une série dédiée, par exemple A2026-001, A2026-002, distincte de celle des factures.

Faut-il émettre un avoir pour une facture impayée ?

Non, c'est un piège courant. Une facture impayée n'est pas une facture annulée : la vente a bien eu lieu et la somme reste due. Émettre un avoir reviendrait à renoncer à votre créance.

Si le client ne paie pas, suivez votre processus de recouvrement, décrit dans notre article sur la relance des factures impayées. Si la créance devient définitivement irrécouvrable (client en liquidation, par exemple), la TVA déjà reversée peut, sous conditions, être récupérée. Ce cas se traite avec votre expert-comptable, qui saura quelles pièces conserver.

Comment un logiciel simplifie-t-il ces opérations ?

Gérer acomptes, soldes et avoirs sur un tableur, c'est multiplier les risques : un acompte oublié dans le solde, un avoir sans référence, une numérotation cassée. Un logiciel de facturation enchaîne les documents à partir du devis, reprend automatiquement les acomptes dans la facture de solde et numérote chaque pièce sans trou.

La gestion commerciale WeeGestion gère les acomptes et les avoirs, et produit vos factures et vos avoirs au format Factur-X, l'un des formats de la réforme. WeeGestion n'est pas une plateforme agréée : la transmission de vos factures électroniques passe par la plateforme agréée de votre choix. Si vous utilisez aussi le module Comptabilité, les factures, avoirs et règlements sont comptabilisés automatiquement.