Factur-X, UBL, CII : comprendre les formats de la facture électronique

Factur-X, UBL, CII, profil EN16931 : la réforme de la facture électronique s'accompagne d'un vocabulaire qui a de quoi décourager. Pourtant, l'idée de départ est simple. Une facture électronique n'est pas une image de facture, c'est un fichier de données que les logiciels lisent sans ressaisie. Voici ce qu'il faut comprendre pour choisir les bons outils, sans devenir informaticien.

Pourquoi un PDF n'est-il pas une facture électronique ?

Quand vous envoyez une facture en PDF par e-mail, votre client reçoit l'équivalent d'une photocopie. Un humain peut la lire, mais un logiciel non : le comptable doit ressaisir le numéro, la date, les montants et la TVA, ou les faire reconnaître par un outil qui se trompe parfois.

Une facture électronique, au sens de la réforme, contient des données structurées : chaque information est rangée dans un champ identifié (numéro de facture, SIREN du vendeur, SIREN du client, montant HT par taux de TVA, etc.), selon une norme que tous les logiciels comprennent. Le ministère de l'Économie l'écrit sans ambiguïté : une facture papier scannée, un PDF ordinaire ou un document envoyé par e-mail ne sera plus conforme.

Concrètement, ces données permettent :

• au logiciel de votre client d'intégrer la facture sans ressaisie ;
• à votre plateforme agréée de vérifier que les mentions obligatoires sont présentes ;
• à l'administration de recevoir les données dont elle a besoin pour la TVA ;
• à vous de suivre le statut de la facture (reçue, acceptée, refusée, payée).

Le calendrier de la réforme est détaillé dans notre article sur la facture électronique obligatoire.

Quels formats la réglementation accepte-t-elle ?

L'article 41 septies C de l'annexe IV du code général des impôts fixe le socle. Ce « socle minimum » repose sur trois formats, conformes à la norme française AFNOR XP Z12-012. Chaque plateforme agréée doit savoir les recevoir tous, et transmettre les factures dans au moins l'un d'eux :

UBL et CII sont des formats « purs » : le fichier n'est fait que de données, et c'est le logiciel du destinataire qui les affiche. Factur-X est un format mixte : il combine un PDF que chacun peut ouvrir et lire, au standard d'archivage PDF/A-3, et un fichier XML attaché à l'intérieur.

La plateforme d'émission peut convertir une facture d'un format à l'autre si le destinataire en utilise un différent. Vous n'avez donc pas à vous soucier du format de votre client : c'est le rôle des plateformes.

Comment fonctionne une facture Factur-X ?

Ouvrez une facture Factur-X avec n'importe quel lecteur de PDF : vous voyez une facture classique, avec votre logo, vos lignes et vos totaux. Rien ne la distingue en apparence. Mais elle contient, en pièce jointe interne, un fichier XML qui reprend les mêmes informations sous forme de champs.

Prenons la facture d'une agence de quatre personnes : 2 770 € HT de prestation, 554 € de TVA, 3 324 € TTC. Dans le PDF, ces montants sont des chiffres imprimés. Dans le XML, ils sont étiquetés : montant total hors taxes, montant de la TVA au taux de 20 %, montant total à payer. Le logiciel du client sait ainsi exactement où se trouve chaque information.

Factur-X est développé conjointement par la France et l'Allemagne, où il porte le nom de ZUGFeRD : les deux formats sont techniquement identiques. Il est maintenu par le Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE).

Point essentiel : le PDF et les données doivent dire exactement la même chose. Un PDF modifié après coup, sans mise à jour du XML, crée une facture incohérente. C'est pour cela qu'une facture Factur-X se produit avec un logiciel, jamais en retouchant un fichier à la main.

Que sont les profils et lequel choisir ?

Factur-X existe en plusieurs profils, qui correspondent à la quantité d'informations contenues dans le fichier XML. Selon le FNFE-MPE, on en compte cinq principaux :

Pour la réforme française, le texte réglementaire vise les profils EN16931 et EXTENDED-CTC-FR (un sous-ensemble du profil EXTENDED adapté aux besoins de l'administration). Les profils MINIMUM et BASIC WL, qui ne contiennent pas le détail des lignes, ne suffisent pas, d'autant que les nouvelles mentions obligatoires (quantité, prix unitaire, remises) deviennent des données structurées.

Pour une boulangerie qui facture ses clients professionnels, un plombier ou une agence, le profil EN 16931 couvre la quasi-totalité des besoins. Le profil EXTENDED sert surtout aux cas particuliers : facturation de sous-traitance complexe, multi-livraisons, factures avec beaucoup de données métier.

Faut-il choisir entre Factur-X, UBL et CII ?

Dans la plupart des cas, non. Votre logiciel de facturation produit un format, votre plateforme agréée se charge de le transmettre, et la plateforme de votre client le convertit si besoin. Ce qui compte pour vous :

1. Votre logiciel produit-il un format structuré accepté (Factur-X, UBL ou CII) ?
2. Utilise-t-il un profil suffisant (EN 16931 ou EXTENDED-CTC-FR) ?
3. Se raccorde-t-il à une plateforme agréée, ou en est-il une ?
4. Sait-il recevoir les factures de vos fournisseurs dans les trois formats ?
5. Gère-t-il les avoirs et les factures rectificatives dans le même format ?

Ces questions sont à poser à tout éditeur avant de vous engager, avec d'autres critères que nous détaillons dans notre guide pour choisir un logiciel de gestion.

Pour vos factures de vente, la gestion commerciale WeeGestion produit vos factures et vos avoirs au format Factur-X : un PDF lisible qui embarque les données structurées attendues par la réforme. WeeGestion n'est pas une plateforme agréée : la transmission de vos factures électroniques passe par la plateforme agréée de votre choix. Côté achats, le module Comptabilité reçoit les factures fournisseurs en Factur-X, CII et UBL, ventilées ligne par ligne.

Quelles erreurs éviter pendant la transition ?

La période actuelle, entre l'obligation de réception (depuis le 1er septembre 2026) et l'obligation d'émission pour les PME (1er septembre 2027), est propice aux confusions. Les plus fréquentes :

• croire qu'un PDF signé électroniquement suffit : une signature ne transforme pas un PDF en facture électronique, il lui manque les données structurées ;
• confondre format et transmission : une facture Factur-X envoyée par e-mail reste hors du circuit de la réforme, elle doit passer par une plateforme agréée ;
• modifier un PDF Factur-X à la main : les données ne correspondent plus au document lisible ;
• négliger les données de base : un SIREN client erroné ou une adresse incomplète bloque la facture, quel que soit le format ;
• oublier les avoirs : ils suivent les mêmes règles de format que les factures, comme le rappelle notre article sur l'acompte, l'avoir et la facture rectificative.

Si votre situation est particulière (factures multi-devises, sous-traitance, opérations mixtes), faites valider le choix du profil par votre éditeur et votre expert-comptable. Pour les spécifications techniques, la norme XP Z12-012 et les documents du FNFE-MPE font référence.