Fichier des écritures comptables (FEC) : obligation, format et contrôle fiscal

Le fichier des écritures comptables, ou FEC, est la photographie complète de votre comptabilité d'une année, dans un format imposé par l'administration fiscale. Vous ne l'envoyez pas spontanément, mais vous devez pouvoir le remettre dès qu'un contrôle commence. Beaucoup de dirigeants découvrent son existence ce jour-là. Voici ce qu'il faut savoir pour ne pas être pris au dépourvu.

Qu'est-ce que le FEC, et qui doit le produire ?

Le FEC est un fichier informatique qui contient toutes les écritures comptables d'un exercice, dans l'ordre chronologique, avec pour chacune une série d'informations normalisées : journal, date, compte, libellé, montant, pièce justificative.

L'obligation vient de l'article L47 A du livre des procédures fiscales. Elle concerne toute entreprise qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés, c'est-à-dire aujourd'hui la quasi-totalité des sociétés, qu'elles utilisent un logiciel de comptabilité ou qu'elles confient leur comptabilité à un cabinet. Peu importent la forme juridique, la taille ou le régime fiscal.

Une entreprise qui tient une comptabilité vraiment manuelle, sur registres papier, n'est pas concernée par le FEC lui-même. C'est devenu très rare, et la généralisation de la facture électronique va encore réduire ces cas.

Quand l'administration vous demande-t-elle le FEC ?

Le FEC intervient dans deux types de contrôle.

La vérification de comptabilité. C'est le contrôle fiscal classique, sur place, dans vos locaux ou chez votre expert-comptable. Le FEC doit être remis dès le début des opérations de contrôle, au moment de la première intervention du vérificateur. Celui-ci l'analyse ensuite avec ses propres outils, à la recherche d'anomalies : doublons, numérotation discontinue, comptes de caisse créditeurs, ventes enregistrées en bloc.

L'examen de comptabilité. Créé en 2017 (article L47 AA du livre des procédures fiscales), c'est un contrôle à distance : l'administration vous envoie un avis, et vous lui transmettez votre FEC sans que personne ne se déplace. Vous disposez de 15 jours à compter de la réception de l'avis pour l'envoyer. L'administration doit ensuite vous faire part de ses conclusions dans un délai de six mois.

Dans les deux cas, le FEC est demandé pour les exercices sur lesquels l'administration peut encore revenir, en général les trois dernières années. Votre logiciel doit donc pouvoir produire le FEC d'exercices clos depuis longtemps, même si vous avez changé d'outil entre-temps. Pensez-y le jour où vous migrez : gardez une copie des FEC générés par l'ancien logiciel. Pour les durées d'archivage, voyez notre article sur la conservation des documents.

Quel format doit respecter le FEC ?

Le format est fixé par l'article A47 A-1 du livre des procédures fiscales et détaillé dans le BOFiP. Les règles principales :

• un fichier par exercice, qui reprend toutes les écritures, y compris les à-nouveaux d'ouverture ;
• les écritures de centralisation (totaux mensuels de journaux, par exemple) sont exclues : on veut le détail ;
• le fichier est soit un fichier texte « à plat », avec une ligne par ligne d'écriture et des zones séparées par une tabulation ou une barre verticale, soit un fichier XML conforme au schéma publié par l'administration ;
• la première ligne d'un fichier à plat contient le nom des champs ;
• une information absente est laissée vide, et non remplacée par un zéro ;
• le nom du fichier suit une règle précise : numéro SIREN, puis les lettres « FEC », puis la date de clôture de l'exercice au format AAAAMMJJ. Pour un exercice clos le 31 décembre 2025, cela donne par exemple « 123456789FEC20251231 ».

Les 18 champs obligatoires

Pour une entreprise soumise à l'impôt sur les sociétés ou relevant des bénéfices industriels et commerciaux au régime réel, chaque ligne d'écriture comporte 18 champs, dans cet ordre :

Les entreprises soumises à d'autres régimes (bénéfices non commerciaux, comptabilité de trésorerie, certaines associations) ont des variantes, décrites dans le BOFiP. Si vous êtes dans un de ces cas, vérifiez avec votre expert-comptable que votre logiciel produit bien la bonne version.

Quelles erreurs rendent un FEC non conforme ?

Un FEC peut être produit en un clic et pourtant être rejeté. Les défauts les plus courants :

1. Une numérotation des écritures qui présente des trous ou des doublons.
2. Des écritures non validées, alors que la date de validation (champ ValidDate) doit être renseignée : une écriture validée ne peut plus être modifiée, seulement contrepassée.
3. Des écritures déséquilibrées, où le total des débits ne correspond pas à celui des crédits.
4. Des libellés vides ou trop vagues (« divers », « régul »), qui ne permettent pas de comprendre l'opération.
5. Des références de pièces absentes, qui empêchent de remonter à la facture.
6. Des dates hors de l'exercice, ou des à-nouveaux qui ne correspondent pas au bilan de clôture précédent.
7. Un nom de fichier ou un séparateur de champs non conforme.

La DGFiP met à disposition un outil gratuit, Test Compta Demat, qui contrôle la structure de votre fichier avant un éventuel contrôle. L'exercice prend quelques minutes et peut vous éviter une mauvaise surprise : faites-le une fois l'exercice clôturé.

Que risquez-vous si le FEC est absent ou incomplet ?

Les sanctions sont prévues par l'article 1729 D du code général des impôts. Si vous ne remettez pas le FEC, ou si vous remettez un fichier qui ne respecte pas le format, l'amende est de 5 000 € par exercice concerné, ou, si le montant est plus élevé, d'une majoration de 10 % des droits mis à la charge de l'entreprise à la suite du contrôle.

Dans le cadre d'un examen de comptabilité à distance, un FEC non transmis dans les 15 jours ou non conforme entraîne aussi une amende de 5 000 €. L'administration peut alors annuler l'examen et engager, à la place, une vérification de comptabilité sur place, plus longue et plus lourde.

Au-delà de l'amende, un FEC inexploitable met l'entreprise en position délicate : le vérificateur peut considérer que la comptabilité n'est pas probante et reconstituer lui-même le chiffre d'affaires. C'est rarement à votre avantage.

Comment préparer son FEC sans stress ?

Le FEC n'est que le reflet de la façon dont votre comptabilité est tenue. Si les écritures sont saisies au fil de l'eau, numérotées, validées et rattachées à leurs pièces, le fichier est propre. Les bonnes habitudes :

• saisissez chaque écriture avec sa référence de pièce (numéro de facture, de ticket, de relevé) ;
• utilisez des libellés précis : nom du client ou du fournisseur et objet ;
• validez les écritures à chaque clôture mensuelle, pour qu'elles ne puissent plus être modifiées ;
• lettrez les comptes clients et fournisseurs, ce qui alimente les champs de lettrage ;
• après la clôture de l'exercice, générez le FEC, passez-le dans Test Compta Demat et archivez-le avec les comptes annuels ;
• si une partie de la comptabilité est tenue par votre cabinet, vérifiez qui conserve le FEC définitif.

Un plan de comptes bien construit aide aussi : des comptes standards, rangés dans les bonnes classes, rendent le fichier lisible pour le vérificateur. Notre article sur le plan comptable général détaille les comptes les plus utilisés.

Avec le module Comptabilité de WeeGestion, le FEC est exportable à tout moment depuis les états comptables, au côté du grand livre, de la balance et de la liasse 2033. Votre expert-comptable, invité en consultation, peut le télécharger lui-même sans pouvoir modifier vos écritures.