Rapprochement bancaire : la méthode pas à pas pour une comptabilité juste

Le solde de votre relevé bancaire et celui de votre compte banque en comptabilité ne sont presque jamais identiques. C'est normal : les deux ne voient pas les opérations au même moment. Le rapprochement bancaire consiste à expliquer cet écart, ligne par ligne, jusqu'à retomber sur le même chiffre. Voici pourquoi c'est indispensable, comment le faire en six étapes et comment traiter les écarts qui reviennent tout le temps.

À quoi sert le rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire compare deux sources : le relevé envoyé par la banque et le compte 512 « Banques » de votre comptabilité. Il ne s'agit pas d'un exercice de style. Il sert à :

• vérifier que votre comptabilité est complète : un prélèvement oublié, des frais bancaires non saisis, un virement client non enregistré apparaissent immédiatement ;
• repérer les erreurs : une facture saisie deux fois, un montant inversé (540 € au lieu de 450 €), un paiement affecté au mauvais client ;
• détecter les anomalies : un prélèvement que vous n'avez jamais autorisé, un chèque encaissé pour un montant différent, des frais bancaires qui augmentent sans prévenir ;
• connaître votre vraie trésorerie : le solde affiché par l'application de la banque ne tient pas compte des chèques émis mais pas encore encaissés ;
• savoir qui vous a payé : en rapprochant chaque encaissement de la facture correspondante, vous savez précisément quelles factures restent dues.

La loi n'impose pas de faire un rapprochement bancaire en tant que tel. Mais elle impose une comptabilité régulière et sincère, un inventaire au moins une fois par an et la conservation des pièces justificatives pendant dix ans. En pratique, des comptes dont la banque ne colle pas au relevé ne passent ni la révision de l'expert-comptable, ni un contrôle fiscal.

À quelle fréquence faut-il le faire ?

Le minimum est une fois par mois, à la réception du relevé. Une fois par an, à la clôture, c'est beaucoup trop tard : retrouver en février la cause d'un écart de 63 € survenu en avril relève de l'archéologie.

Pour une entreprise qui a beaucoup de mouvements (un commerce avec des encaissements par carte chaque jour, une agence qui reçoit des dizaines de virements), un rapprochement chaque semaine est plus confortable. Plus l'intervalle est court, moins il y a de lignes à pointer, et plus les souvenirs sont frais.

Comment faire un rapprochement bancaire, étape par étape ?

Voici la méthode classique, celle qu'appliquent les cabinets comptables. Elle fonctionne aussi bien sur papier que dans un tableur ou un logiciel.

1. Choisissez une date d'arrêté, en général la fin du mois, et récupérez le relevé bancaire qui s'arrête à cette date.
2. Éditez le grand livre du compte 512 (ou l'extrait de compte en comptabilité) arrêté à la même date.
3. Repartez du dernier rapprochement : les opérations qui étaient en suspens le mois précédent sont-elles passées ce mois-ci ?
4. Pointez chaque ligne du relevé avec la ligne correspondante en comptabilité : même montant, même sens, date proche.
5. Listez ce qui reste non pointé, des deux côtés.
6. Classez chaque ligne restante : opération à saisir en comptabilité, ou décalage normal qui se résorbera tout seul.

Les opérations présentes sur le relevé mais absentes de la comptabilité doivent être saisies : frais bancaires, prélèvements, virements reçus. Les opérations présentes en comptabilité mais pas encore sur le relevé sont des décalages : on les note dans l'état de rapprochement et on vérifie le mois suivant qu'elles sont bien passées.

Un exemple chiffré pour comprendre

Prenons une petite entreprise de rénovation au 31 octobre.

Le relevé bancaire indique un solde de 12 430 €. Le compte 512 en comptabilité affiche 12 845 €. Écart : 415 €. En pointant les deux listes, on trouve :

• un chèque de 850 € remis à un fournisseur le 29 octobre, enregistré en comptabilité mais pas encore encaissé par la banque ;
• une remise de chèques clients de 1 200 €, déposée le 31 octobre, que la banque n'a pas encore créditée ;
• des frais de tenue de compte de 35 €, prélevés par la banque mais pas saisis ;
• un prélèvement d'assurance de 120 €, pas saisi non plus ;
• un virement de 90 € d'un client, reçu le 30 octobre, pas encore enregistré.

On présente alors l'état de rapprochement :

Les deux soldes corrigés sont égaux : le rapprochement est juste. Il reste à passer en comptabilité les trois écritures du côté droit (frais, assurance, virement client). Le chèque de 850 € et la remise de 1 200 € apparaîtront normalement sur le relevé de novembre : on vérifiera qu'ils y sont bien.

Attention à ne pas « corriger » la comptabilité pour les décalages du côté banque. Le chèque de 850 € a bien été émis le 29 octobre : l'écriture est juste, c'est la banque qui est en retard.

Quels sont les écarts les plus fréquents ?

Certains écarts reviennent dans presque toutes les entreprises. Les connaître fait gagner beaucoup de temps.

Un cas mérite une attention particulière : le chèque émis qui n'est jamais encaissé. Après plusieurs mois, posez-vous la question. Le fournisseur l'a-t-il perdu ? Est-il toujours dû ? Un chèque n'est pas encaissable indéfiniment : passé son délai de validité, voyez avec votre expert-comptable comment traiter la somme dans vos comptes.

Comment lier rapprochement bancaire et suivi des factures ?

Le rapprochement prend tout son intérêt quand chaque encaissement est rattaché à la facture qu'il paie. C'est ce qu'on appelle le lettrage : le compte du client affiche alors un solde à zéro pour les factures réglées, et seules restent ouvertes celles qui attendent un paiement.

Ce lien est très utile au quotidien :

• vous savez qui relancer, et pour quel montant (voir notre méthode pour relancer les factures impayées) ;
• vous repérez les clients qui paient systématiquement en retard ;
• vos prévisions d'encaissement reposent sur des données justes.

Dans le module Comptabilité de WeeGestion, les relevés sont importés par connexion bancaire et le logiciel suggère, pour chaque opération, la facture ou l'écriture correspondante ; vous validez ou corrigez la proposition. Les règlements clients et fournisseurs sont ainsi suivis au fur et à mesure.

Que vérifier avant de clôturer le mois ?

Avant de considérer votre rapprochement comme terminé, passez cette check-list :

1. Les soldes corrigés côté banque et côté comptabilité sont strictement égaux.
2. Toutes les opérations du relevé sont pointées ou saisies.
3. Les décalages restants (chèques, remises) sont datés de moins d'un mois, sauf exception expliquée.
4. Chaque opération saisie à partir du relevé a son justificatif, ou une demande de facture est en cours.
5. Les encaissements clients sont lettrés avec leurs factures.
6. Le rapprochement est fait pour chaque compte bancaire, y compris le compte d'épargne ou le compte en devises.
7. L'état de rapprochement est conservé avec les pièces du mois.

Ce travail mensuel rend la clôture de l'exercice beaucoup plus simple : il ne reste qu'à reproduire le même exercice au dernier jour de l'année. Et il nourrit directement votre prévision de trésorerie, qui ne vaut que si son point de départ est juste.