Notes de frais : règles, justificatifs, indemnités kilométriques et TVA récupérable

Les notes de frais paraissent anodines : quelques tickets de restaurant, un péage, un plein. Pourtant, mal gérées, elles se transforment en rémunération déguisée aux yeux de l'Urssaf, en TVA perdue et en heures de pointage en fin de mois. Voici les règles à connaître, les justificatifs à garder et les bons réflexes pour les traiter simplement.

Qu'est-ce qu'une note de frais et qui peut en faire une ?

Une note de frais permet à un salarié ou à un dirigeant de se faire rembourser une dépense engagée pour les besoins de l'entreprise et payée avec son propre argent : un déplacement chez un client, un repas pendant une mission, une fourniture achetée en urgence.

Trois conditions doivent être réunies pour que le remboursement soit justifié :

• la dépense est professionnelle, liée à l'activité de l'entreprise ;
• elle est réelle, prouvée par un justificatif ;
• elle est raisonnable, en rapport avec la fonction et la mission.

Les frais professionnels ne sont pas un complément de salaire. S'ils sont remboursés au-delà de ce qui a été réellement dépensé, ou pour des dépenses personnelles, l'Urssaf peut les réintégrer dans l'assiette des cotisations lors d'un contrôle.

Frais réels ou allocations forfaitaires : comment rembourser ?

L'employeur a deux façons d'indemniser un salarié.

Le remboursement aux frais réels consiste à rembourser exactement la dépense, sur présentation des justificatifs. C'est la méthode la plus sûre : tant que la dépense est professionnelle et justifiée, le remboursement est exonéré de cotisations, sans plafond.

Les allocations forfaitaires consistent à verser un montant fixe, par exemple pour un repas pris en déplacement ou une nuit d'hôtel. Dans les limites fixées chaque année par l'Urssaf, l'employeur n'a pas à produire les justificatifs de la dépense, mais il doit pouvoir prouver que le salarié était bien en déplacement ou dans la situation visée. Au-delà de ces limites, l'excédent est soumis à cotisations, sauf si l'employeur justifie que l'allocation a été entièrement utilisée conformément à son objet.

Les montants des allocations forfaitaires sont revalorisés régulièrement : consultez les limites en vigueur sur le site de l'Urssaf avant de fixer les vôtres.

Quels justificatifs faut-il conserver ?

Chaque ligne de note de frais doit pouvoir être rattachée à une pièce. Sans justificatif, pas de remboursement exonéré ni de charge déductible solide.

• Restaurant, hôtel, train, avion, location : la facture ou la note, avec la date, le montant, le nom du fournisseur.
• Carburant, péage, parking : le ticket ou la facture.
• Indemnités kilométriques : la date, le trajet, l'objet du déplacement, le nombre de kilomètres et la puissance fiscale du véhicule, ainsi qu'une copie de la carte grise.
• Repas d'affaires : en plus de la facture, le nom des invités et l'objet du rendez-vous.

Pour récupérer la TVA, il faut en principe une facture et non un simple ticket : la TVA n'est déductible que si elle figure sur une facture comportant les mentions obligatoires. Pour les petites dépenses de restaurant, l'administration admet sous conditions qu'un ticket complété de l'identification de l'entreprise suffise ; au-delà, demandez une facture au nom de la société. Les règles détaillées des factures sont rappelées dans notre article sur les mentions obligatoires d'une facture.

Les justificatifs se conservent comme toutes les pièces comptables, soit 10 ans. Une copie numérique fidèle peut remplacer le papier si elle respecte certaines conditions : nous les détaillons dans notre article sur la conservation des documents.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Quand un salarié ou un dirigeant utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l'entreprise peut l'indemniser avec le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale. Ce barème couvre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d'entretien, les pneus, le carburant et l'assurance. Les péages et le stationnement s'ajoutent sur justificatif.

Le barème publié en avril 2026 pour les revenus de 2025 n'a pas été revalorisé : il reprend les montants appliqués depuis 2023. Pour les voitures, avec d la distance parcourue dans l'année :

Pour un véhicule 100 % électrique, le montant obtenu est majoré de 20 %.

Exemple : une commerciale parcourt 8 000 km professionnels dans l'année avec sa voiture personnelle de 5 CV. Son indemnité annuelle est de (8 000 x 0,357) + 1 395 = 4 251 €. Avec une voiture électrique de même puissance, elle atteint 5 101,20 €.

Le barème est annuel : en cours d'année, remboursez chaque mois sur la base du premier taux, puis régularisez en fin d'année si le kilométrage total change de tranche. L'Urssaf admet ce même barème pour exonérer de cotisations les indemnités versées aux salariés.

Quelle TVA peut-on récupérer sur les notes de frais ?

Une entreprise au régime réel de TVA peut récupérer la TVA payée sur ses dépenses professionnelles, à condition de disposer d'une facture conforme. Les entreprises en franchise en base de TVA, elles, ne récupèrent rien (voir notre article sur les régimes de TVA des TPE).

Certaines dépenses courantes des notes de frais obéissent à des règles particulières :

Exemple : un artisan règle avec la carte de l'entreprise un plein de 90 € TTC pour sa voiture de tourisme, soit 15 € de TVA. Il peut en déduire 80 %, donc 12 €. Pour le plein de 120 € TTC de sa camionnette, il récupère la totalité des 20 € de TVA.

Comment organiser le traitement des notes de frais ?

La plupart des difficultés viennent d'un traitement trop tardif : tickets égarés, trajets oubliés, TVA non récupérée. Une routine simple suffit :

1. Fixez les règles par écrit : plafonds internes pour les repas et les nuits d'hôtel, classe de train, mode de remboursement (réel ou forfait).
2. Demandez une note de frais par mois, remise au plus tard le 5 du mois suivant.
3. Photographiez chaque justificatif dès la dépense, avant que le ticket ne s'efface.
4. Vérifiez chaque ligne : caractère professionnel, justificatif, montant cohérent.
5. Remboursez par virement en même temps que le salaire ou à date fixe.
6. Comptabilisez avec la bonne TVA : déductible, partiellement déductible ou non déductible selon le tableau ci-dessus.

Quelques erreurs reviennent dans presque toutes les entreprises :

• rembourser des indemnités kilométriques et, en plus, le carburant du même trajet, ce qui fait payer deux fois la même dépense ;
• accepter un relevé de trajets reconstitué en fin d'année, sans dates ni objet précis ;
• déduire la TVA d'un billet de train ou d'une nuit d'hôtel ;
• oublier de déduire la TVA d'un repas d'affaires correctement facturé ;
• laisser des notes de frais s'accumuler sur plusieurs mois, au risque de les rattacher au mauvais exercice.

Pour les dirigeants, la règle est la même : une dépense personnelle passée en note de frais reste une dépense personnelle, et la faire payer par la société expose à un redressement, voire à l'abus de biens sociaux.

Dans le module Comptabilité de WeeGestion, chaque note de frais se saisit avec la photo de son justificatif, puis s'enregistre en comptabilité et se rapproche du remboursement en banque.